みなさんこんにちは！柳沼佐千子です。
セミナー講師をして約10年。全国の企業を回って仕事をしてきました。
セミナーや企業研修で、
準備がスムーズなところは、担当者が、
事前に準備がとても良いんです。
これから、講師を招く方は、一読して、
スムーズな進行をしていきましょう！
セミナーの準備について
初めて、セミナー講師を外部からお呼びするときの準備で、
戸惑う方も多いかもしれませんね。
講師の人も、当日、自分の持参するパソコンが、
プロジェクターにつなげるために、必要な機材があるかどうかも
事前に確認しておきましょう。
会場の準備で、必要なことを事前に講師に確認しましょう！
１．ホワイトボードは必要か？
２．パワーポイントをつかうのか？
３．プロジェクターの準備は必要か？
４．パソコンは当日、持ち込みか？
５．マイクは、ピンマイクなのか、線がつながっているものでOKか？
パソコンを持込される場合の確認と注意
プロジェクターにつなげるときに、
線の種類が、２つあります。
１．HDMIケーブル
２．５ピンタイプ
ときどき、HDMIケーブルが会場にないときや、
プロジェクターが古いタイプの場合があります。
ホワイトボード
セミナーや研修では、ホワイトボードは必須です。
たまに、プロジェクターだけでよい講師もいますが、
事前に確認するか、準備をしておけば間違いありません。
時々見られるのが、
ホワイトボードは準備されているのに、
マーカーのインクがない、、かすれる、ものしかない。
すると、セミナーや研修が始まった後に、
講師が、書けなくて、時間のロスになります。
受講生の方々も、
講師が書けないで、新しいペンを持ってきてもらう、という時間を
待つようになりますので、
事前に、ホワイトボードとペン、消すものも
あるかどうか確認をしましょう。
パソコンとUSBの確認
会場側で、パソコンを準備し、
講師が、USB等でデータを持ち込む場合があります。
私も経験があるのですが、
用意されたパソコンが、セキュリティがきつく設定されており、
社外の人のUSBを開けない、、
という事態になったことがあります。
社内のパソコンを持ち出したり、
社内会場で、社員のパソコンを講師のために使うときは、
外部の持ち込みのデータも使えるかどうかも確認しておきましょう。
お水やおしぼり
講演やセミナー、研修のとき、講師を迎えるときは、
事前に、お水や飲み物を準備しましょう。
ペットボトルでおいておいても良いです。
もっと親切なところになると、
おしぼりも準備してある会場もあります。
ホテルの会場などでは、
お水がコップに用意され、
おしぼりも用意されています。
企業研修では、
多くがペットボトルのお水が講師用のテーブルに、
置いてあることが多いです。
講師への手土産
毎回ではないですが、
講師に対して、セミナーな講演、企業研修が終わって帰るときに、
手土産をいただくこともあります。
手土産は、菓子折りが多いです。
地元の有名なお菓子が多いです。
講演ですと、花束のときもあります。
必ず手土産や花束が必要なわけでもありません。
その時の、
心遣いという感じです。
企業によっては、必ず手土産を準備するところもありますし、
全くないという企業もありますので、
その上司がどう感じるか、担当者がどうするか、
で決められているようです。
送迎や出迎え
講師を招くときに、駅まで迎えにいくのか、
直接会場まできてもらうのかを、事前に打ち合わせておきます。
駅などにお迎えに行く場合は、
時間や待ち合わせ場所を決めておきましょう。
初めて会う時、
お互いに顔がわからないようであれば、
「会社名が入った紙袋を持った男性社員がお迎えに上がります」
という感じで、
講師が迷うわないように、お伝えしておきましょう。
まとめ
当日、すべてがスムーズにいくように、
準備をしっかりすることが大切です。
セミナーは、受講生や講師など、
たくさんの人がかかわります。
準備をしっかりして、当日を迎えたいですね！